Actividad 1: Celebración de cumpleaños. Braingstorming

Técnica empleada: Brainstorming

 

Descripción de la técnica

El Brainstorming, tormenta de ideas, es una técnica de trabajo en grupo para generar nuevas ideas ante una situación o problema. Consiste en plantear resumidamente un problema y dejar plena libertad para que surjan ideas sobre el particular. Se fundamenta en:


  • La capacidad del cerebro humano para realizar asociaciones de ideas.

  • Cuando se trabaja en equipo, unas ideas estimulan a otras y así sucesivamente.

  • Las ideas fluyen mejor cuando la persona se encuentra relajada, contenta y en un ambiente distendido que genera confianza.



Para realizar esta técnica con éxito hay que seguir algunas reglas:


  • No criticar ninguna idea. Todas son bienvenidas.

  • Cada uno es libre de expresarse sin temor a ser valorado o juzgado.

  • Cuantas más ideas, mejor. Se prima la cantidad frente a la calidad.

  • Las ideas se escriben para que puedan ser vistas por todo el grupo.

  • Las ideas se valoran después (fase tres), no durante la generación de ideas (fase dos).



No todas las situaciones son válidas para aplica el Brainstorming, veamos cuales son las más adecuadas y en qué situaciones no conviene aplicarlo:


 Situaciones apropiadas para aplicar el Brainstorming  

  • Sesiones de resolución de problemas de un departamento.

  • Reuniones iniciales de un equipo de proyecto. Para sugerir nuevos productos o servicios o ver alternativas a los actuales.

  • Búsqueda de nuevas ideas desde nuevas perspectivas.

  • Búsqueda de solución de problemas concretos y muy bien definidos.


 Situaciones no apropiadas para aplicar el Brainstorming

  • Cuando el grupo esté en conflicto o haya un mal ambiente.

  • En grupos donde la presencia de miembros de mayor cargo jerárquico pueda anular la confianza para expresarse libremente.

  • Cuando los posibles participantes no confíen en el uso que se vaya a hacer de las ideas que produzcan.

  • Cuando el problema que se quiere resolver no está bien definido.



También existen unas condiciones propicias para aplicar Brainstorming:


  • El tamaño adecuado del grupo suele estar entre 6 y 12 personas.

  • La sesión debe durar entre 15 y 30 minutos.

  • Se recomienda conseguir un grupo heterogéneo de personas, con distinta formación y puntos de vista y que no estén directamente implicadas en el problema a resolver.

  • Evitar las horas donde la actividad cerebral suele ser menor, como las de después de las comidas.

  • Un entorno confortable y distinto al habitual favorece y estimula la aparición de ideas.



Beneficios del Brainstorming


  • Es una técnica de resolución de problemas y de trabajo en grupo muy económica.

  • Se obtiene una visión diferente del problema.

  • Los integrantes del grupo participan en la solución del problema, por lo que aumenta su compromiso con él.

  • Se comparte la responsabilidad del proceso y del producto final entre todo el grupo.

  • Se genera un ambiente que favorece el trabajo de equipo posterior.



Fases del Brainstorming


Preparación


  1. Definir adecuadamente el problema. Una mala elección de la pregunta a realizar o tema a exponer puede condicionar unos resultados diferentes a los esperados.
  2. Preparar el lugar donde se llevará a acabo la sesión. Es imprescindible que el sitio sea tranquilo, sin ruidos y tenga una atmósfera relajada que invite a la confianza. Todos los participantes deben verse entre sí perfectamente y el lugar donde se vayan apuntando las ideas.


Desarrollo


El moderador del grupo debe dirigir el desarrollo de la sesión:


  1. Debe exponer el tema o pregunta y enumerar las reglas del Brainstorming
  2. Recoge las ideas sin criticarlas y las anota de forma que todo el grupo pueda verlas
  3. Debe estimular la generación de nuevas ideas
  4. Reconduce el tema cuando el grupo se dispersa o desvía del objetivo inicial.
  5. Crea un clima distendido y amable para todo el grupo.
  6. Agradece la participación de los asistentes.



Evaluación


  1. El moderador debe recordar el objetivo inicial y definir los criterios de evaluación.
  2. Lectura y evaluación rápida de las ideas. Agrupar, combinar y seleccionar ideas
  3. Repaso de las ideas seleccionadas según los criterios de selección
  4. Elección final. Puede ser única o una lista de ideas.




Errores a evitar durante una sesión de Brainstorming


La parte crítica de ésta técnica se encuentra len la fase dos. Si no hay una colección adecuada de ideas generadas en esa fase, la evaluación final será inadecuada. Por lo tanto, hay que evitar cometer errores en ella. Los errores más frecuentes son:


  • El moderador de la sesión tensa el ambiente en lugar de hacerlo distendido.
  • Algún participante muestra una actitud negativa que bloquea el proceso.
  • Durante la sesión se producen críticas abiertas o veladas y el moderador las consiente.
  • Experiencias previas negativas hacen que el equipo o alguno de sus miembros no muestren confianza en el proceso







Descripción del grupo:


Somos un grupo de amigos de la infancia, compuesto por dos hermanas: Yolanda y Carmen, una familia; Esperanza, Chema y su hija Esperancita y mi humilde persona.


Participantes:


Esperanza (Administrativo de la SS, 48 años)

Esperancíta (Estudiante, 17 años)

Carmen (Inspector de Hacienda, 47 años)

Yolanda (Inspector de Seguros, 48 años)

Chema (Técnico de mantenimiento del metro de Madrid, 50 años)

Moderador: María Teresa (yo misma)

 
 

 

 

 

 

 

 

Fase 1. Preparación

  1. Como ya llevamos tanto años juntos, el celebrar nuestros cumpleaños se ha convertido en algo monótono y complicado, sobre todo a la hora de escoger el regalo (ya nos hemos regalado de todo). Este último año hemos celebrado un amigo invisible y como no nos ponemos de acuerdo en que hacer para la próxima vuelta, propuse realizar un Brainstorming sobre el tema: ¿Cómo celebrar nuestros cumpleaños en el 2011?
  2. Decidimos quedar en una cafetería tranquila a la hora de la merienda. Nos sentamos en una mesa redonda que nos permitía una buena visión del grupo.
 
 

 

 

 

 

 

 

Fase 2. Desarrollo

Al ser mi iniciativa asumí el papel de moderador. Le expliqué al grupo las reglas de la técnica y volví a plantear la pregunta: ¿Cómo celebrar nuestros cumpleaños en el 2011?

Me encargué de anotar las ideas que iban surgiendo en un folio que permanecía a la vista de todos. Durante 15 minutos y en un ambiente distendido cada componente del grupo fue aportando las ideas que se le ocurrían, el resultado quedó como sigue:

Celebrar los cumpleaños como siempre

En cadena: Se regala al del cumpleaños siguiente por orden de fechas

Autoregalo

Amigo invisible

Regalar siempre a Carmen

Que Carmen sea la que regale a todos

Regalos de tipo espiritual

Regalar algo hecho por nosotros

Regalar cosas robadas

Regalar sin límite de dinero

Regalar cosas de menos de 5 €

Regalar lo más hortera que encontremos

Regalar algo totalmente inútil

Regalar servidumbres.

 
 

 

 

 

 

 

 

Fase 3. Evaluación

Les recordé la pregunta de la sesión y todos convenimos en que se puedían hacer dos grupos de ideas; uno sobre la forma de regalar y otro sobre el tipo de regalo:

Forma de regalar

1- Celebrar los cumpleaños como siempre

2- En cadena: Se regala al del cumpleaños siguiente por orden de fechas.

3- Autoregalo

4- Amigo invisible

5- Regalar siempre a Carmen

6- Que Carmen sea la que regale a todos

Tipo de regalo

1- Regalos de tipo espiritual

2- Regalar algo hecho por nosotros

3- Regalar cosas robadas

4- Regalar sin límite de dinero

5- Regalar cosas de menos de 5 €

6- Regalar lo más hortera que encontremos

7- Regalar algo totalmente inútil

8- Regalar servidumbres.

Una vez hechas las agrupaciones establecimos como criterio fundamental el que todos los integrantes del grupo debían estar en igualdad de condiciones, tanto a la hora de hacer el regalo como al recibirlo. Pasamos a repasar las ideas con el criterio establecido, primero la forma de regalar y luego el tipo de regalo.

Forma de regalar

Se descartó la opción 5, con la consiguiente protesta de Carmen. Cuando le argumentamos que entonces al año siguiente se imponía la opción 6 para seguir con el criterio de igualdad, terminó cediendo.

El tema del Autorregalo sólo le gustó a Esperanza y por tanto se terminó descartando pese a sus protestas.

La opción 3, en cadena, tampoco nos terminó de convencer, ya que para el grupo regalarle a Chema es más complicado que al resto de las chicas y no era muy justo para quien cumpliera antes que el. Al no seguir el criterio de igualdad se descartó.

La opción 1 y la 4 fueron las más reñidas, no llegando el grupo a un acuerdo. Por mayoría simple salió la opción 1 y al final decidimos celebrar los cumpleaños como siempre y un amigo invisible por Reyes.

Pasamos a discutir la lista sobre el tipo de regalo para ambos casos.

Tipo de regalo

Como la opción 1 nos resultaba difícil de definir, incluso quien la propuso no supo dejar muy claro en que consistía, se descartó. La opción 3 tampoco nos pareció razonable, no era cosa de terminar entre rejas, ética a parte. Regalar algo hecho por nosotros tampoco gusto a las personas poco habilidosas del grupo, alegaron que había desventaja ya que lo que ellas hicieran sería mucho más cutre que los regalos de los miembros más artísticos del grupo. Al final también se descartó.

Las opciones 5, 6 y 7 no gustaron demasiado ya que resultaba una lástima tirar el dinero en las opciones 6 y 7 o encontrar algo razonable por 5 €

La opción 8 fue la que más aceptación tuvo, pero como yo vivo en Canarias resultaba un poco complicado que pudiera hacer algún tipo de trabajo presencial. Terminamos descartándola también.

Como nos resultaba difícil llegar a un acuerdo al final se escogió la opción 4 intentando que todo el mundo estuviera en igualdad a la hora de recibir un regalo.

Decidimos que para realizar el amigo invisible podíamos escoger entre las opciones 5, 6 y 7. Al final se decidió hacer un amigo invisible regalando algo hortera de entre 5 y 10 €.

 
 

 

 

 

 

 

 

Reflexiones:

Fue muy complicado conseguir que nadie juzgara las ideas según surgían. Lo primero que hacían todos los miembros del grupo nada más oír una propuesta era pasar a evaluarla todos a la vez. Me resulto muy complicado moderar esta parte de la técnica.

El realizar los dos grupos de ideas para su posterior discusión fue sencillo y hubo consenso, como también en el criterio a establecer: la igualdad. Escoger entre las opciones de cada grupo fue más complicado. Al principio se hablaba por turnos pero en seguida se formó una pequeña algarabía con el consiguiente aumento en el volumen de la voz y la pérdida de información. Llegué a tener que usar un vaso y un bolígrafo para dar golpecitos y obtener la atención y el silencio de todo el grupo.

Creo que sería bueno establecer un método de turnos, algo así como pasar un testigo o algo parecido, para conseguir una mejor comunicación y escucha activa.

Al final llegamos a una solución satisfactoria para todo el grupo aunque no fuera lo esperado en un principio.

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